Nextcloud en Microsoft 365 vergelijken vanuit je dagelijkse werk

Past Nextcloud bij onze organisatie? Dat antwoord vind je door te kijken naar wat medewerkers dagelijks doen. Een lijst met functies helpt, maar vertelt nog niet of je team prettig kan samenwerken of dat een belangrijk document goed blijft werken.

Begin met een paar concrete situaties. Laat collega's een map delen, gezamenlijk een document bewerken en een overleg voeren. Gebruik daarbij representatieve bestanden. Een eenvoudig tekstbestand zegt weinig over een voorstel met complexe opmaak of een spreadsheet met bijzondere functies.

Bij documenten gaat het om meer dan het kunnen openen van een bestand. Controleer ook opmaak, formules en het uitwisselen van wijzigingen. Als je organisatie macro's, specifieke invoegtoepassingen of koppelingen gebruikt, beoordeel die apart. Een overeenkomst in bestandsformaat betekent niet dat ieder onderdeel hetzelfde werkt.

Vergelijk ook de inrichting en het beheer. Wie maakt accounts aan, wie beheert toegang en wie helpt wanneer er iets misgaat? Nextcloud geeft je keuze in hosting en beheer. Scalia verzorgt daarvoor een gehoste en beheerde omgeving in Nederland. Welke afspraken daarbij nodig zijn, bespreek je op basis van het gebruik binnen je organisatie.

Kosten horen bij de vergelijking, maar neem het geheel mee. Naast de dienst zelf spelen inrichting, begeleiding, migratie en eventueel tijdelijk dubbel gebruik een rol. Een proef kan aantonen dat een deel van de werkzaamheden goed in Nextcloud past, terwijl andere toepassingen voorlopig nodig blijven.

Bij Scalia kun je dit met een klein team onderzoeken. Verzamel ervaringen en leg vast welke taken goed werken en waar nog vragen liggen. Zo ontstaat een onderbouwde keuze voor uitbreiding, aanpassing of behoud van bepaalde toepassingen.

Wil je Nextcloud vergelijken met jullie huidige werkwijze? Neem contact op met Scalia om met een paar collega's te testen.

In het volgende deel kijken we naar de plek van je data en de afspraken rond beheer.